Plan de Gestión del Alcance de Proyecto

Elaboro: Jose Rafael Moya Saavedra

Maestrante de Gestión Integral de Riesgo de la universidad DUCEMS

ENTREGABLE 3 (22/12/2023)

CONTROL DE VERSIONES
VERSION	HECHA POR	REVISADA POR	APROBADA POR	FECHA	MOTIVO
2.0	JRMS			22/12/2023	VERSION ORIGINAL

PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE

Nombre del Proyecto	Siglas del Proyecto
COMITÉ DE RESILIENCIA UNIVERSITARIA	CRU
PROCESO DE DEFINICIÓN DE ALCANCE: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO PARA ELABORAR EL SCOPE STATEMENT DEFINITIVO A PARTIR DEL SCOPE STATEMENT PRELIMINAR. DEFINICIÓN DE QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, Y CON QUÉ.
La definición del Alcance del proyecto COMITÉ DE RESILIENCIA UNIVERSITARIA (CRU) se desarrollará de la siguiente manera:   1.       Inicio del Proceso: Actividades: •            Convocar a una reunión de inicio del proceso de definición de alcance. •            Revisar el Scope Statement preliminar y los documentos relacionados.   2. Identificación de Stakeholders: Actividades: •            Identificar a los stakeholders clave del proyecto, incluyendo representantes de la administración, personal académico, estudiantes, servicios de emergencia, y otros interesados relevantes.   3.       Elaboración del Scope Statement Definitivo:   Qué (What): •            Describir detalladamente los objetivos del Comité de Resiliencia Universitaria. •            Identificar los elementos específicos que estarán dentro del alcance del comité. Quién (Who): •            Especificar los roles y responsabilidades de los miembros del comité. •            Identificar a los líderes, coordinadores y participantes clave. Cómo (How): •            Describir los métodos y enfoques que se utilizarán para lograr los objetivos del comité. •            Establecer procesos para la toma de decisiones, gestión de riesgos y comunicación. Cuándo (When): •            Definir el cronograma del proyecto, incluyendo hitos clave y fechas límite. •            Especificar la frecuencia de las reuniones del comité y los plazos para la implementación de medidas de resiliencia. Dónde (Where): •            Indicar la ubicación física de las actividades del comité. •            Identificar las áreas geográficas específicas que estarán cubiertas por el comité. •            Con Qué (With What): •            Especificar los recursos necesarios, como personal, tecnología, presupuesto, y cualquier otra infraestructura requerida. •            Definir las métricas de éxito y los indicadores clave de rendimiento   4. Revisión y Validación: Actividades: •            Someter el Scope Statement definitivo a una revisión exhaustiva por parte de los stakeholders. •            Realizar reuniones de validación para asegurar que todas las partes interesadas estén de acuerdo con el alcance propuesto.   5. Aprobación del Scope Statement: Actividades: •            Obtener la aprobación formal del Scope Statement definitivo por parte de los stakeholders y líderes del proyecto. •            Documentar cualquier cambio o ajuste resultante de la revisión y validación.   6. Comunicación del Alcance: Actividades: •            Comunicar el Scope Statement a toda la comunidad universitaria y otros stakeholders relevantes. •            Asegurarse de que todos los involucrados comprendan claramente los límites y objetivos del proyecto.   7. Gestión de Cambios en el Alcance: Actividades: •            Establecer un proceso formal para gestionar cambios en el alcance. •            Documentar y evaluar cualquier solicitud de cambio y obtener aprobación antes de su implementación.   Resultado Esperado: El resultado final de este proceso es un Scope Statement definitivo que proporciona una descripción clara y detallada del alcance del proyecto del Comité de Resiliencia Universitaria. Este documento sirve como base para la planificación, ejecución y control del proyecto, y proporciona una guía integral para todas las actividades relacionadas con la resiliencia en la universidad
PROCESO PARA ELABORACIÓN DE WBS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO PARA CREAR, APROBAR, Y MANTENER EL WBS. DEFINICIÓN DE QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, Y CON QUÉ.
El proceso de elaboración de la Estructura de Desglose de Trabajo (WBS, por sus siglas en inglés) es fundamental para descomponer las actividades del proyecto del Comité de Resiliencia Universitaria en componentes más manejables y definir claramente el alcance del trabajo. Los pasos que se realizaron para la elaboración del WBS son los siguientes:   1. Inicio del Proceso: Actividades: •            Convocar a una reunión de inicio del proceso de elaboración de WBS. •            Revisar el Scope Statement definitivo y otros documentos relacionados.   2. Identificación de Elementos Clave: Qué (What): •            Identificar los elementos clave del proyecto del Comité de Resiliencia Universitaria. •            Descomponer los objetivos del proyecto en entregables más pequeños y manejables. Quién (Who): •            Reunir a un equipo multidisciplinario que represente las diversas áreas del proyecto. •            Asignar responsabilidades a los miembros del equipo para la elaboración de diferentes secciones de la WBS.   3. Desarrollo de la Estructura de Desglose de Trabajo (WBS): Cómo (How): •            Utilizar una herramienta de colaboración y diagramación para crear la WBS. •            Descomponer el proyecto en niveles jerárquicos, desde los objetivos principales hasta las tareas más detalladas. Cuándo (When): •            Establecer un cronograma para la elaboración de la WBS, considerando los plazos y fechas límite del proyecto. •            Asignar marcos temporales específicos para la revisión y aprobación de cada nivel de la WBS. Dónde (Where): •            Facilitar sesiones de trabajo colaborativas para la creación de la WBS. •            Utilizar herramientas de colaboración en línea si el equipo está distribuido geográficamente. Con Qué (With What): •            Utilizar software de gestión de proyectos que admita la creación y visualización de la WBS. •            Incorporar comentarios y aportes del equipo durante el proceso de desarrollo.   4. Revisión y Validación: Actividades: •            Realizar revisiones periódicas de la WBS con el equipo y stakeholders. •            Validar que la estructura de desglose sea coherente con el Scope Statement y los objetivos del proyecto.   5. Aprobación de la WBS: Actividades: •            Obtener la aprobación formal de la WBS por parte de los stakeholders y líderes del proyecto. •            Documentar cualquier cambio o ajuste resultante de la revisión y validación.   6. Comunicación de la Estructura de Desglose de Trabajo: Actividades: •            Comunicar la WBS a todos los miembros del equipo y stakeholders relevantes. •            Asegurarse de que todos comprendan cómo la WBS refleja el alcance y los objetivos del proyecto. 7. Gestión de Cambios en la WBS: Actividades: •            Establecer un proceso formal para gestionar cambios en la WBS. •            Documentar y evaluar cualquier solicitud de cambio y obtener aprobación antes de su implementación.   Resultado Esperado: El resultado final de este proceso es una Estructura de Desglose de Trabajo (WBS) aprobada que sirve como referencia visual para el alcance y las actividades del proyecto del Comité de Resiliencia Universitaria. La WBS proporciona una base sólida para la planificación detallada, la asignación de recursos y el seguimiento del progreso del proyecto.
PROCESO PARA ELABORACIÓN DEL DICCIONARIO WBS: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO PARA CREAR, APROBAR, Y MANTENER EL DICCIONARIO WBS. DEFINICIÓN DE QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, Y CON QUÉ.
El Diccionario de la Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) es un documento complementario que proporciona detalles adicionales sobre los elementos incluidos en la WBS, como descripciones, criterios de aceptación y responsabilidades.   Proceso para la Elaboración del Diccionario WBS:   1. Inicio del Proceso: Actividades: •            Convocar a una reunión de inicio del proceso de elaboración del Diccionario WBS. •            Revisar la WBS aprobada y otros documentos relacionados.   2. Identificación de Elementos para el Diccionario WBS: Qué (What): •            Identificar los elementos clave de la WBS que requerirán detalles adicionales en el Diccionario. •            Enfocarse en tareas, entregables y elementos de nivel significativo en la jerarquía de la WBS. Quién (Who): •            Asignar responsabilidades a los miembros del equipo para la elaboración de las descripciones y detalles en el Diccionario WBS.   3. Desarrollo del Diccionario WBS: Cómo (How): •            Utilizar una herramienta de colaboración y documentación para crear el Diccionario WBS. •            Incluir descripciones detalladas, criterios de aceptación y cualquier información relevante para cada elemento de la WBS. Cuándo (When): •            Establecer un cronograma para la elaboración del Diccionario WBS, considerando los plazos y fechas límite del proyecto. •            Coordinar con el desarrollo de la WBS para garantizar sincronización. Dónde (Where): •            Facilitar sesiones de trabajo colaborativas para la creación del Diccionario WBS. •            Utilizar herramientas de colaboración en línea si el equipo está distribuido geográficamente. Con Qué (With What): •            Utilizar software de documentación y gestión de proyectos que admita la creación y visualización del Diccionario WBS. •            Incorporar comentarios y aportes del equipo durante el proceso de desarrollo.   4. Revisión y Validación: Actividades: •            Realizar revisiones periódicas del Diccionario WBS con el equipo y stakeholders. •            Validar que la información proporcionada sea precisa y completa.   5. Aprobación del Diccionario WBS: Actividades: •            Obtener la aprobación formal del Diccionario WBS por parte de los stakeholders y líderes del proyecto. •            Documentar cualquier cambio o ajuste resultante de la revisión y validación.   6. Comunicación del Diccionario WBS: Actividades: •            Comunicar el Diccionario WBS a todos los miembros del equipo y stakeholders relevantes. •            Asegurarse de que todos comprendan cómo acceder y utilizar el Diccionario para obtener detalles adicionales.   7. Mantenimiento del Diccionario WBS: Actividades: •            Establecer un proceso para mantener el Diccionario WBS actualizado a medida que evoluciona el proyecto. •            Gestionar cambios en las descripciones y detalles, manteniendo la coherencia con la WBS.   Resultado Esperado: El resultado final de este proceso es un Diccionario de la Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) aprobado y actualizado, que proporciona información detallada sobre cada elemento incluido en la WBS. Este documento es esencial para garantizar la comprensión y ejecución efectiva de las actividades del proyecto
PROCESO PARA VERIFICACIÓN DE ALCANCE: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO PARA LA VERIFICACIÓN FORMAL DE LOS ENTREGABLES Y SU ACEPTACIÓN POR PARTE DEL CLIENTE (INTERNO O EXTERNO). DEFINICIÓN DE QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE, Y CON QUÉ.
Al término de elaboración de cada entregable, éste debe ser presentado al Sponsor del Proyecto, el cual se encargará de aprobar o presentar las observaciones del caso. Si el entregable es aprobado, es enviado al cliente.   El proceso de verificación de alcance es crucial para garantizar que los entregables del proyecto del Comité de Resiliencia Universitaria cumplan con los requisitos especificados y las expectativas del cliente.   1. Inicio del Proceso: Actividades: •            Convocar a una reunión de inicio del proceso de verificación de alcance. •            Revisar los entregables específicos y los criterios de aceptación establecidos en el Scope Statement y la WBS.   2. Identificación de Criterios de Aceptación: Qué (What): •            Identificar los criterios de aceptación para cada entregable del proyecto. •            Clarificar los estándares y requisitos que deben cumplir los entregables. Quién (Who): •            Involucrar a los stakeholders relevantes, incluyendo representantes del comité, líderes del proyecto y posiblemente miembros de la comunidad universitaria.   3. Desarrollo de un Plan de Verificación: Cómo (How): •            Crear un plan detallado que describa cómo se llevará a cabo la verificación de alcance. •            Definir los métodos de prueba, herramientas y responsabilidades para cada verificación. Cuándo (When): •            Establecer un cronograma para la verificación de alcance, sincronizado con los hitos del proyecto. •            Programar revisiones y pruebas en momentos clave del desarrollo de los entregables. Dónde (Where): •            Determinar el entorno o ubicación donde se llevará a cabo la verificación. •            Puede ser en línea, en el campus universitario, o en cualquier ubicación relevante para el proyecto. Con Qué (With What): •            Utilizar herramientas de gestión de proyectos y software de colaboración para documentar y realizar el seguimiento de las actividades de verificación. •            Establecer métricas y estándares claros para evaluar el cumplimiento de los criterios de aceptación.   4. Ejecución de la Verificación: Actividades: •            Llevar a cabo las revisiones y pruebas según el plan establecido. •            Documentar los resultados de la verificación y cualquier desviación de los criterios de aceptación.   5. Revisión de Resultados: Actividades: •            Revisar los resultados de la verificación con el equipo de proyecto y los stakeholders. •            Identificar cualquier problema o discrepancia que requiera acción.   6. Resolución de Problemas: Actividades: •            Tomar medidas correctivas para abordar cualquier problema identificado durante la verificación. •            Actualizar los entregables según sea necesario.   7. Aprobación de Entregables: Actividades: •            Obtener la aprobación formal de los entregables verificados por parte de los stakeholders. •            Documentar cualquier cambio o ajuste resultante de la revisión y resolución de problemas.   8. Comunicación de Resultados: Actividades: •            Comunicar los resultados de la verificación y la aprobación de los entregables a todos los interesados. •            Asegurarse de que todos comprendan el estado actual del proyecto y los logros alcanzados.   Resultado Esperado: El resultado final de este proceso es la confirmación formal de que los entregables cumplen con los criterios de aceptación y han sido aprobados por los stakeholders. Esto garantiza que el proyecto avance según lo planeado y que los productos entregados satisfagan las expectativas del cliente
PROCESO PARA CONTROL DE ALCANCE: DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO PARA IDENTIFICAR, REGISTRAR, Y PROCESAR CAMBIOS DE ALCANCE, ASÍ COMO SU ENLACE CON EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS. DEFINICIÓN DE QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO, DÓNDE Y CON QUÉ.
En este caso se presentan dos variaciones: - Primero, el Project Manager se encarga de verificar que el entregable cumpla con lo acordado en la Línea Base del Alcance. Si el entregable es aprobado es enviado al Cliente, pero si el entregable no es aprobado, el entregable es devuelto a su responsable junto con una Hoja de Correcciones, donde se señala cuales son las correcciones o mejoras que se deben hacer. - Segundo, a pesar que el Project Manager se encarga de verificar la aceptación del entregable del proyecto, el Cliente también puede presentar sus observaciones respecto al entregable, para lo cual requerirá reunirse con el Project Manager, y presentar sus requerimientos de cambio o ajuste. De lograrse la aceptación del Cliente y de tratarse de un entregable muy importante, se requerirá la firma de un Acta de Aceptación del entregable.   El proceso de control de alcance es esencial para gestionar y administrar los cambios en el proyecto del Comité de Resiliencia Universitaria.   Proceso para el Control de Alcance: 1. Inicio del Proceso: Actividades: •            Convocar a una reunión de inicio del proceso de control de alcance. •            Revisar el Scope Statement, la WBS y otros documentos relacionados.   2. Identificación de Cambios Potenciales: Qué (What): •            Identificar y documentar cualquier solicitud o indicio de cambio en el alcance del proyecto. •            Evaluar la necesidad y justificación de cada cambio potencial. Quién (Who): •            Involucrar a los stakeholders clave, incluyendo miembros del comité, líderes del proyecto y aquellos directamente afectados por el cambio.   3. Registro de Cambios: Cómo (How): •            Utilizar un sistema de registro de cambios para documentar cada solicitud. •            Incluir detalles como la descripción del cambio, su impacto potencial y la justificación. Cuándo (When): •            Registrar los cambios tan pronto como sean identificados. •            Establecer fechas límite para la presentación de solicitudes de cambio y actualización del registro. Dónde (Where): •            Mantener el registro de cambios en un lugar accesible para todos los miembros del equipo y stakeholders relevantes. •            Utilizar herramientas de gestión de proyectos para centralizar la información. Con Qué (With What): •            Utilizar formularios estandarizados para capturar información sobre los cambios propuestos. •            Incorporar información sobre el impacto en el cronograma, presupuesto y recursos.   5. Decisión de Aprobación o Rechazo: Actividades: •            Tomar decisiones informadas sobre la aprobación o rechazo de cada solicitud de cambio. •            Involucrar a los stakeholders clave en el proceso de toma de decisiones.   6. Implementación de Cambios Aprobados: Actividades: •            Implementar los cambios aprobados en el alcance del proyecto. •            Actualizar la documentación, como la WBS y el Scope Statement, para reflejar los cambios realizados.   7. Monitoreo Continuo: Actividades: •            Monitorear continuamente el alcance del proyecto para identificar posibles cambios no registrados. •            Actualizar el registro de cambios según sea necesario.   8. Control Integrado de Cambios: Actividades: •            Integrar el proceso de control de alcance con el sistema de control integrado de cambios del proyecto. •            Coordinar la gestión de cambios con otros aspectos del proyecto, como costos y recursos.   9. Comunicación de Cambios: Actividades: •            Comunicar de manera efectiva los cambios aprobados a todos los miembros del equipo y stakeholders. •            Asegurarse de que todos estén informados sobre las modificaciones en el alcance del proyecto.   Resultado Esperado: El resultado final de este proceso es un control efectivo sobre los cambios en el alcance del proyecto, garantizando que se gestionen de manera transparente, eficiente y que estén alineados con los objetivos y requisitos del Comité de Resiliencia Universitaria