Implementación de un-Sistema de Gestión y sus
Desafíos y Beneficios en la Universidad Anáhuac
ENTREGABLE 3
Jose Rafael Moya Saavedra
Maestría en Gestion Integral de Riesgos
Materia: Sistemas de Gestión Integral del
Riesgo
La implementación de un sistema de gestión dentro de
cualquier organización tiene el potencial de mejorar significativamente su
eficiencia, cumplimiento normativo y sostenibilidad. Sin embargo, también
implica una serie de retos, tanto en términos de recursos humanos como
técnicos, que deben ser abordados con una estrategia clara y un compromiso
sólido de todas las partes involucradas. Este ensayo explora los problemas,
dificultades y beneficios de la implementación de un sistema de gestión dentro
de la Universidad Anáhuac, en el contexto de sus operaciones diarias y su
enfoque en seguridad, medio ambiente, y calidad. En una segunda parte, se
abordarán los desafíos y beneficios específicos de integrar la gestión de
riesgos en la estructura organizacional de la universidad, clave para
garantizar la resiliencia y continuidad operativa.
Problemas y dificultades de la implementación
de un sistema de gestión
1.- Resistencia al cambio
En la Universidad Anáhuac, como en cualquier institución
educativa, existe una cultura organizacional profundamente arraigada. Los
docentes, administrativos y estudiantes están acostumbrados a trabajar de
ciertas formas, y la implementación de un sistema de gestión puede enfrentar
resistencia debido a la inercia. El cambio en los procesos, la necesidad de
formación adicional, y la adaptación a nuevas normativas pueden percibirse como
una carga adicional, sobre todo en las áreas académicas donde el enfoque principal
está en la enseñanza y la investigación, y no en la gestión administrativa.
2.- Falta de recursos
La implementación de un sistema de gestión ya sea para la
calidad (ISO 9001), el medio ambiente (ISO 14001) o la seguridad y salud en el
trabajo (ISO 45001), requiere recursos financieros, tecnológicos y humanos. La
Universidad Anáhuac, al igual que otras instituciones educativas, puede
enfrentar restricciones presupuestarias que limiten su capacidad para adquirir
la tecnología necesaria o para contratar consultores externos que faciliten el
proceso de implementación.
3.- Complejidad en la integración de sistemas
La integración de varios sistemas de gestión puede ser
particularmente compleja. Cada uno de los sistemas de gestión, ya sea de
calidad, medio ambiente o seguridad, tiene requisitos y normativas específicas.
Coordinar las necesidades de cumplimiento normativo en todos los sistemas y
asegurarse de que los procesos administrativos sean compatibles entre sí puede
ser una tarea técnica desafiante. Esto puede generar confusión y sobrecargar a
los empleados que necesitan adaptarse a múltiples directrices.
4.- Monitoreo y evaluación constante
La implementación de un sistema de gestión no termina con
la certificación inicial. El éxito de este tipo de proyectos depende de la
capacidad de la organización para monitorear constantemente su aplicación,
realizar auditorías internas, y responder rápidamente a las no conformidades.
La Universidad Anáhuac puede enfrentar dificultades al intentar llevar un
seguimiento eficaz, debido a la necesidad de personal dedicado a este
propósito, y la atención a las actividades principales de la universidad, como
la docencia y la investigación.
Beneficios de la implementación de un sistema
de gestión
1.- Mejora de la eficiencia operativa
Uno de los principales beneficios de la implementación de
un sistema de gestión es la optimización de los procesos internos. La
Universidad Anáhuac, al adoptar normativas como la ISO 9001, puede ver una
mejora en la gestión de sus procesos educativos y administrativos, reduciendo
errores, tiempos muertos, y aumentando la satisfacción tanto de los estudiantes
como del personal docente y administrativo. Además, un sistema bien
implementado puede disminuir el riesgo de no conformidades, lo que a su vez mejora
la reputación de la universidad.
2.- Cumplimiento normativo y credibilidad
Un sistema de gestión certificado, como ISO 45001 para la
seguridad y salud ocupacional, no solo garantiza el cumplimiento de las
normativas locales e internacionales, sino que también proporciona a la
universidad una ventaja competitiva. Los futuros estudiantes y profesores
pueden ver a la Universidad Anáhuac como una institución que se preocupa por su
bienestar, su entorno y la calidad de su educación, mejorando su imagen a nivel
local e internacional.
3.- Sostenibilidad a largo plazo
La implementación de un sistema de gestión ambiental, como
el ISO 14001, puede ser particularmente relevante en una universidad que busca
integrarse al desarrollo sostenible. Mediante este sistema, la universidad
puede minimizar su impacto ambiental, promoviendo prácticas sostenibles en
áreas como la gestión de residuos, el uso eficiente de la energía, y la
promoción de una cultura ambiental entre los estudiantes.
Problemas y beneficios de la implementación de
la gestión de riesgos en la Universidad Anáhuac
1.- Desafíos en la identificación de riesgos
La gestión de riesgos en una universidad es compleja, ya
que abarca múltiples áreas, desde riesgos académicos hasta riesgos operativos y
de seguridad. Uno de los primeros problemas que enfrenta la Universidad Anáhuac
es la identificación adecuada de todos los riesgos posibles. Esto incluye desde
riesgos de infraestructura (por ejemplo, sismos o incendios), riesgos
financieros, hasta riesgos relacionados con la seguridad de la información y la
protección de datos de los estudiantes y empleados.
2.- Capacitación y sensibilización del personal
Otro reto es la capacitación del personal en la
identificación y gestión de riesgos. La gestión de riesgos no puede ser
efectiva si no hay una comprensión clara de los procesos entre todos los
involucrados. Esto significa que la universidad debe invertir tiempo y recursos
en la sensibilización y formación de su personal docente y administrativo, lo
que puede resultar costoso y demandante en términos de tiempo.
Beneficios de la gestión de riesgos
1.- Mejora de la resiliencia institucional
Uno de los mayores beneficios de la gestión de riesgos es
la creación de una universidad más resiliente. Al anticipar posibles problemas
y desarrollar planes de contingencia, la Universidad Anáhuac estará mejor
preparada para enfrentar crisis, como desastres naturales, pandemias o crisis
financieras. Esto asegura que, ante cualquier eventualidad, la universidad
podrá continuar sus operaciones con la menor interrupción posible, protegiendo
a su personal y a sus estudiantes.
2.- Seguridad y confianza
Implementar una gestión efectiva de riesgos también aumenta
la seguridad dentro del campus. Los estudiantes y empleados pueden sentir mayor
confianza al saber que la universidad tiene protocolos claros para actuar en
caso de emergencias. Además, la prevención de riesgos legales y financieros
protege los intereses de la universidad y garantiza la continuidad de sus
actividades sin verse comprometida por litigios o sanciones.
La implementación de un sistema de gestión en la
Universidad Anáhuac, aunque presenta varios desafíos, es esencial para mejorar
la eficiencia, garantizar el cumplimiento normativo y fortalecer la
sostenibilidad a largo plazo. Del mismo modo, la gestión de riesgos se erige
como un componente clave para garantizar la resiliencia institucional frente a
las diversas amenazas que enfrenta el sector educativo. Con una planificación
adecuada, una inversión en recursos y la sensibilización del personal, la universidad
puede superar las dificultades iniciales y disfrutar de los numerosos
beneficios que ofrecen estos sistemas, construyendo una institución más segura,
eficiente y sostenible.
Comentarios
Publicar un comentario